ANDPADで情報を一元管理、事務担当の作業時間が3分の1になり、受注増も実現

株式会社高宮電気のご紹介

株式会社高宮電気は、島根県松江市の本社を拠点に、戸建て住宅のオール電化工事や太陽光発電工事、水回りのリフォーム工事を手がけている工事会社だ。一般家庭向けの電気工事のほか、電柱からの引込線や電気メーターの取替工事にも対応し、地域のインフラを支えている。

同社がANDPADを導入したのは2021年。顧客管理システムやファイルサーバー、ビジネスチャットなど、すでにさまざまなITツールを活用していた同社は、なぜANDPADへの切り替えを決めたのだろうか。また、ANDPADの導入によってどのような成果が得られたのか、株式会社高宮電気 代表取締役社長 高宮 智仁様、専務取締役 高宮 和美様、事務担当 平田 夕莉様に伺った。

案件の増加にともない事務作業が煩雑化、電話連絡も頻繁だった

同社が主に手がけているのは、エコキュートやIHクッキングヒーター、電気温水器、エアコンなどの設置・取替に関わる電気工事だ。家電量販店、電力会社からの工事依頼に加え、地域に根ざした「街の電気屋さん」として、一般顧客からの工事依頼にも対応している。対応エリアは、島根県から鳥取県の一部までと幅広い。また、同社の代表を務める高宮 智仁様が電力会社出身であることから、一般家庭向けの電気工事に加え、電柱からの引き込み線の張替工事、電力メーターの取替工事など、専門性の高い電気工事の依頼にも対応している。

「当社の強みは、スピーディーな対応です。お客様は、エコキュートなどの設備が壊れて困っていらっしゃることがほとんど。ですから、現地調査から商談、電力会社や水道局への申請、施工を迅速に行い、お客様の困り事の解消に努めています。」（代表 高宮様）

お客様を第一に考えたスピード対応が評価につながり、同社の施工件数は年々拡大。家電量販店・電力会社・個人顧客と3方向からの依頼に対応するなかで、協力会社とのやりとりや事務処理が煩雑化し、事務関連の業務は多忙を極めるようになった。そこで、同社は電話やメールでの連絡をビジネスチャットへと切り替えて情報共有の効率化を図ったが、新たな問題が発生してしまったという。

「ビジネスチャットの導入によって、図面や写真のやりとりは効率化できました。ただ、グループチャットの数が一定数を超えてしまうと、古いものは削除しなければならない仕様で、チャットにアップした写真や資料を社内のサーバーに移管する手間がありました。また、当時はビジネスチャットと顧客管理システム、社内サーバーに案件の情報を3重で登録しなければならず、同じ情報を重複して登録してしまったり、情報の保管先がわからなくなる事態が発生していました。事務担当によってデータ保管の仕方も異なっていたため、必要な情報を探し出すのに苦労し、業務負担が増えていました。」（専務 高宮様）

また、グループチャットでのやりとりが多くなればなるほど、伝えたい情報が埋もれてしまう事態も発生した。チャットをさかのぼるのを面倒に感じた協力会社から確認の電話が頻繁にかかってきたり、営業担当・工務担当・事務担当の間での情報共有の抜け漏れも発生してしまったという。

チャットによるコミュニケーションから、顧客情報・工事情報のすべてをANDPADへ移管

そこで同社は、顧客管理システム・社内サーバー・ビジネスチャットの3つに分散している情報を一元管理するためにANDPADを導入した。

「協力会社さんに慣れていただくまでに多少は苦労しましたが、使い方を何度も教えたり、協力会社さんの声を聞いて利用方法を見直したりして運用を進めていきました。アンドパッドのカスタマーサポートにも何度も連絡しましたね。トライ＆エラーを繰り返して当社の業務が進めやすい方法を探っていきました。」（平田様）

「顧客管理システムや社内サーバーの情報も、すべてANDPADへ移行しました。顧客管理システムからエクスポートした情報をANDPADに一気にインポートしたところまではスムーズでしたが、その後は案件ごとの図面や写真を確認しながら移行していったので時間はかかりました。」（専務 高宮様）

同社の顧客数は約7,000件あり、1件の顧客に複数の工事が紐づいていることも少なくない。3つのツールをANDPADに集約するまでに1年半ほどかかったというが、それでも「やり切ってよかった」と同社の皆さんは話す。

「元請けやお客様からお問い合わせをいただいたときに、以前は情報を探し出すのが大変でしたが、今は簡単に情報が検索・閲覧できて便利になりました。前回の工事内容もすぐにわかるので対応がより早くなりました。」（専務 高宮様）

「出先でも情報が閲覧できるのがいいですね。どんな故障原因が考えられるか、以前の工事の状況はどうだったのか、すぐに確認して判断ができるので、お電話をいただいてから工事までのスピードが格段に上がっています。」（代表 高宮様）

案件ラベルを活用して、属人的なタスク管理を解消

現在、同社はANDPADのさまざまな機能を活用し、業務効率化を図っている。なかでも特に利便性を実感しているのが「案件ラベル」と「報告機能」だという。

「案件ラベル」は、工事内容や進捗状況によってラベルをつけて管理する機能で、同社は工事の進行に合わせたラベルを作成し、事務処理の抜け漏れを防いでいる。

「これまでは家電量販店、電力会社、個人のお客様と、それぞれ事務担当をわけて表計算ソフトで案件の進捗を管理していました。個々に業務を進めていたので、誰かが休んだときに引き継ぎをしようとしても、一から情報を確認しなければなりませんでした。今は、案件ラベルのステータスで絞り込みをかければ、着手しなければならない申請や事務処理がある案件が一覧で出てくるので、誰でも状況が把握できるようになりました。事務のチェックリストとして活用できるので、対応の漏れが防げています。全員が同じ手順で業務を進められるようになり、効率も良くなりました。」（専務 高宮様）

また、顧客に郵送物を送付する際のリスト作成にも、絞り込み機能が役立っているという。

「お客様ごとに年賀状の送付有無をチェックしておいて、年末が近付いたときに絞り込みをかけて顧客情報をエクスポートし、年賀状を作成しています。これまではデータが統合されていなかったので、顧客管理システムを見ながら1ヶ月ほどかけて送付の有無を確認していたのですが、今は一瞬で終わるので本当に助かっています。」（平田様）

報告機能で半日かかっていた業務が5分ほどで終わるように

同社では、自社の業務に合わせて複数の報告テンプレートを作成。電力会社に申請を行うための報告、工事日・協力会社決定に関わる営業報告、協力会社が実施した工事報告、請求に関わる報告など、案件の進捗に合わせて報告を上げて情報共有を図り、大幅に業務を効率化した。

「例えば、電気給湯器の容量変更の場合、電力会社に工事申請を行うために調査を行わなければなりません。これまでは、現地に紙のリストを持参してチェックをし、会社に戻って清書してからPCで表計算ソフトに打ち直し、図面や写真を添付してから申請しなければならず、1件対応するのに半日程度はかかっていました。今では、ANDPADの報告機能で作ったテンプレートに沿って現場でチェックをし、写真も撮影できるので、紙やカメラを持ち歩く必要がなくなりました。会社に戻ってからも、ANDPADから表計算ソフトにエクスポートすれば申請に必要な情報が揃うので本当に便利です。ANDPAD導入後は、申請に関わる業務を、スマホから1件5分ほどで揃えられるようになったと感じています。現場での休憩の合間に、飲み物を片手に済ませることができています。」（代表 高宮様）

また、協力会社から日報として報告を受けるようになったことも大きな変化だという。

「協力会社さんからは、当日の工事内容や使用した資材について細かく報告を上げていただいています。内容はラジオボタンで選択できるようにしているので、協力会社さんも簡単に報告ができますし、当社としても全員の報告内容が統一されてわかりやすくなりました。これまでは工事内容や作業時間、使用した資材を月末に確認をしていたので、時間が経って内容が曖昧になってしまっていた部分がありましたが、それがクリアになりました。事務担当としても、人工や資材のコストを考慮しながら仕事ができるようになっています。」（平田様）

「協力会社さんに施工前・施工中・施工後の報告を随時上げてもらえるようになったので、工事の状況がリアルタイムでわかり、次にお願いする現場の差配もしやすくなっています。報告に情報が残るので、『言った・言わない』『やった・やってない』もなくなりました。」（専務 高宮様）

ANDPADの各機能に合わせて自社の業務内容やフローを見直し、運用方法を次々にアップデートしていった同社。案件ラベルや報告テンプレートを作成する上で難しい部分はなかったのだろうか。

「ANDPADは細かくカスタマイズができるのに、操作は難しくなく、文系出身の私も問題なく使用することができました。サポートのみなさんの回答も素早く、助かっています。」（平田様）

事務担当の作業時間が3分の1に、残業削減も実現

では、ANDPAD導入後に実感している変化や成果について、それぞれに伺った。

「これまで3つのツールに情報を登録していた時間や情報を探し出す手間、確認する時間が大幅に短縮できたので、事務担当の作業時間は3分の1ほどになったと思います。導入前に『事務担当を1人減らしても業務が回るようになる』と言っていただいたのですが、実際にそうなって驚いています。」（専務 高宮様）

「これまでは営業担当や工務担当が会社に戻り、詳細を聞いてから事務作業をしていたので、どうしても残業が発生していました。今は、社内でも同じ情報がリアルタイムで更新されていくので、確認の手間はなくなりました。データ移行、運用フローの整備をしている間は残業もありましたが、今はほぼ残業はしてません。」（平田様）

「今は、元請けの営業担当者もANDPADに招待し、現地調査に活用してもらっています。現場の写真を見れば、おおよその見積もりや工事日数も判断できますし、過去の工事履歴で誰に任せればいいかも検討できます。判断がスピーディーになったことで、当社だけではなく元請け、協力会社の受注も増えています。3者の間で良い循環が生まれていると感じています。」（代表 高宮様）

ANDPADはアフターフォローの手厚さが魅力

ANDPADでの業務効率化によって生まれた時間を新規案件の受注にあて、業績を伸ばし続ける同社。今後も、地域の期待に応えるために、ANDPADを活用してさらに進化を続けていく考えだ。最後に、代表の高宮様からANDPADの導入を検討している企業へメッセージをいただいた。

「『モノを売ったら終わり』の会社も多いなかで、アンドパッド社はユーザーを手厚くフォローしてくれる点が素晴らしいと感じています。これまでの環境や慣習を変えるのは怖いことですし、導入後の変化をイメージするのも難しいかもしれません。ただ、当社はANDPADを導入したことで業務を大幅に効率化できています。まずは、ぜひチャレンジしてみてほしいです。」