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引合粗利管理 
受発注 
施工管理 スタジオ・チッタ（千葉県千葉市）は千葉県と沖縄県で新築事業を中心に展開するビルダー。注文住宅と分譲住宅を合わせて、年間受注数は約70～80棟まで拡大してきた。直近では、増加傾向にある顧客データ管理のために「ANDPAD」を導入。社内の業務フローを整理し、業務を効率化しながら、年間100棟への飛躍を目指す。
スタジオ・チッタが評価する「ANDPAD」活用ポイント
- 現場のチェックリスト作成や一連業務のフロー化およびデジタル化ができ、業務整理に取り組めた
- 現場資料をデータ化、外出中でもスマホやタブレットで確認が可能に
資料確認のために会社と現場を往復する時間を大きく削減 - 顧客情報を集約、社内の部署全てに共有することで二重入力の手間を削減
最新データを活用しながら、効率よく業務を推進できるように - 共有するデータを一元管理することで業務の進捗やお施主様の最新情報などを把握しやすくなった
スタジオ・チッタが「ANDPAD」を導入したのは2018年。
それまで、案件ごとの図面や施工写真などのデータは、担当者が個人のフォルダに入れて管理している状態だった。
「都度担当者へ聞かないと、使いたいデータがどこにあるのかわからなかった」と、設計部設計推進課の大塚広平さんは当時を振り返る。
設計部 設計推進課 課長 大塚広平さん
導入を機に、ANDPADへアップロードする図面や写真に対して具体的なルールを設けた。施工写真でいえば、どの工程で撮影・保存するかのチェックリストを作成し、誰でも同じクオリティ、タイミングで施工写真が撮影できる状態にした。
設計部の松本健太さんは「ANDPADにデータが集積されるようになり、出先で急な変更があってもスマホやタブレットで最新情報の確認ができる」と説明する。また、「会社に戻る手間もなくなり、時間を効率よく使えるようになった」と語る。
執行役員 設計部 ディレクター 松本健太さん
営業から設計、工務、経理の流れをフローに落とし込んで一元管理へ
さらに同社では23年に「ANDPAD引合粗利管理」、「ANDPAD受発注」を導入。
営業部営業推進課の藤川記さんと、管理部経理課の保立希さんが旗振り役を務めた。
導入前の課題として顧客情報の管理が煩雑になっていたことのこと。例えば営業が、商談しているお施主様の情報を設計や工務へ共有する際、紙にプリントして渡し、各部署で都度Excelなどに手入力をしていたそうだ。
「作業は重複するし、各部署で必要な項目が異なるので、データ集計の際、ひとつにまとめるのに手間がかかり困っていた」と藤川さんは話す。
営業部 営業推進課 課長代理 藤川記さん
一方、保立さんが所属する経理課では、膨大な紙の請求書や発注書について、１件ずつ金額の正誤をチェック。
ずれがあれば担当者に問い合わせして修正、という作業を繰り返していたため、業務が繁忙していた。
保立さんは「都度、受発注の根拠となる書類を社内で探し回ったり、書類の数値を修正するために紙を切り貼りしたり。経理業務以外の作業が多かった」と振り返る。
管理部 経理課 課長代理 保立希さん
社内で生産性を高めるために模索した2人は、「ANDPAD」を使った業務フローの整理に取り組んだ。設計部の松本さんと大塚さんと連携しながら、営業から設計、工務、経理の一連の流れをANDPADへ落とし込み、顧客情報は発注書類を含む情報の一元管理を目指した。「業務フローの作成に関しては、アンドパッドのサポートが本当に助かりました。会社として変えられない流れと、効率化できる部分を汲み取って、柔軟に対応してくれました」と藤川さんは話す。
最新情報はANDPAD で確認することで担当者の認識ずれが発生しない
目標の年間100棟に向けて
業務フローの整理を経て、必要な情報がANDPADに集約されるようになった同社では、まずお施主様との最初の接点となる営業部で、必要な項目を入力し社内に共有する。設計と工務では、お施主様との打ち合わせの内容や図面をANDPADに記録。業務フローにおける入力と更新を適切に繰り返していくことで、経理では社内から上がってきた受発注の書類を金額だけ確認すれば問題ない状態まで改善した。
営業部では週に一度、藤川さんがデータの入力状況をチェックし、会議前に未入力のデータがあれば担当者に入力を促している。全てのデータが揃った状態で会議が進行できるようになり、新緑状況の報告もスムーズに。きめの細かい営業活動ができるようになった。
4人のキーマンが各部署の課題の解決に向けて尽力した結果、社内で「ANDPAD」が活用されるようになり、業務の改善も大きく進んだ。「年間受注棟数が100棟ペースでも業務が回るようにさらに生産性を高めていきたい」と松本さん。
情報の一元管理による善循環が形に表れており、目標を超える日が近づいてきているのは間違いなさそうだ。
この会社に聞きました
スタジオ・チッタは1986年創業。千葉市に本社を置き、市原市、市川市、佐倉市と営業拠点を３カ所、沖縄県に１カ所の支店を構えている。デザイン性に優れた家づくりに定評がある同社では、住宅性能も担保。断熱性能はG1グレードを標準とし、UA値0.56 W/㎡K、C値0.5㎠/㎡が平均。耐震等級3、長期優良住宅も標準仕様とする。注文住宅の年間受注棟数は50棟前後。
(新建ハウジング 2024年7月30日特別号掲載記事の転載)
