施工管理と受発注のデジタル化で社員も協力会社も働きやすい環境作りを実現

内外建設株式会社様のご紹介

1941年、旧東京銀行の前身である横浜正金銀行の関連会社として綜通が設立された。その綜通グループの1社が、1975年設立の内外建設株式会社様だ。メガバンクの一つを主要取引先とした元請けの建設会社で、関東と関西を中心に営業を行っている。請負工事の約6割が銀行の店舗内装工事である。他に約1.5割が綜通グループ保有のオフィスビルの修繕工事や設備更新工事、残り約2.5割が一般企業向けのオフィス工事やビル工事である。

従業員は約50名で東京本社の他、大阪支店があり、銀行の有人店舗の工事を担当する金融機関事業部でANDPADを導入した。今回、内外建設株式会社様 代表取締役 柴田 倫央様に、ANDPADの機能の中で施工管理と受発注の2つを導入した経緯と成果についてお話を伺った。

600拠点にわたる銀行名の変更工事で情報共有機能を活用し業務効率化

メガバンクの一つが銀行名変更を決めたことを受け、サイン・看板の切り替え工事が一大ボリュームで発生した。全店の行名を変更日の1日に一斉に変更するという期限付きの中、内外建設様は約600拠点にわたる工事を短期間にこなす必要があった。

工事の際、協力会社が現場の施工前と施工後の写真を撮影し、内外建設様の工事担当者がそれでよいかどうかを判断していくが、数名の担当者で600件全ての現場に行き逐一チェックするのは難しい。そこで、管理プロセスの効率化を図るため、内外建設様はANDPAD施工管理の導入を決め、2017年から運用を開始した。

ANDPAD導入で目から鱗が落ちた。内外建設様の担当者が社内にいながら、協力会社から現場の情報をリアルタイムで得られ、確認作業を大幅に効率化できたからだ。実際に写真や資料の共有、チャットといった様々な機能の使い心地が良かったため、そのまま他の案件管理にも適用した方が便利だということで、ANDPADを継続して使うようになった。

銀行の店舗内装工事は、一週末（金・土・日曜日）で終わる短工期が多い。店舗を運営しながら工事していくため、1日に複数の現場が重なることもある。そうなると現場へチェックに行ける社員数が限られるが、ANDPADなら社員と協力会社が遠隔で写真等を共有できるため、直接現場に行かずとも協力会社に任せやすい。

写真撮影はちょっとした工事なら2～3枚で済むが、店舗のレイアウト変更など大がかりになると100枚近くになるケースもある。

ANDPAD導入前は、写真は内外建設様の担当社員や協力会社が撮影し、データを会社に持ち帰って自社サーバーに入れたり、協力会社からメールで送ってもらったりという手順だった。ただ、それだとデータ容量が大きくなり、これ以上社内サーバーに保存できないという状況になったため、外付けハードディスクに保存していた。ANDPADならデータをクラウド上に保存できるため容量を気にせず保存でき、自社サーバーや外付けハードディスクに入れる手間がなくなった。

時間のロスもなくなった。以前は個人単位で協力会社とやりとりしていたため、例えばその人が休んだり、メールの送り先が漏れたりすると写真確認が滞ることがあった。協力会社のスタッフからは早ければ当日に送られてくるが、夜間工事だとそれが難しく翌日以降になる。スタッフが外出していると写真が送られてくるまでに2～3日、時間のロスが生じることもあった。

ANDPAD導入後はすべてクラウド上にアップしてもらうため、リアルタイムで写真を確認できるようになり、時間のロスがなくなったことで、滞りなく約600件の工事を完了できた。

過去の事例を検索しやすくなり無駄な時間がなくなった

発注者との打ち合わせの際、過去の工事写真を検索する時間も削減された。特に銀行の店舗は年々仕様が変わっており、リニューアルするときに「◯◯支店の仕様がいいと聞いたから参考にしたい」と要望されるケースがある。

だが、ANDPAD導入以前はすぐにその店舗の写真を出せなかった。検索に時間がかかっていたからだ。案件名が分かりにくく、フォルダを全て開いてみないと中身が分からないというケースがあり、打ち合わせの場ですぐに写真データを出せない。一度会社に戻りデータを検索して拾い上げてプリントアウトしたり、該当のカタログを準備して郵送したりしていた。

わざわざ郵送するのは、銀行のセキュリティが厳しいためメールでは受け取れないというケースがあったからだ。もしメールを送る場合は、データにパスワードをかけたりして情報漏えいしないよう厳重にチェックしていた。

だが、ANDPAD導入後は、店舗別、工事別で案件ごとにフォルダがきちんと整理されており、「○○支店、○○工事」と探せばすぐにヒットし、打ち合わせの場ですぐに写真をスマホやタブレットで一覧で見られるようになった。一つ一つフォルダ内まで検索していた時には1件1時間ほどかかったこともあった検索時間が、今では5分程度に減った。

スマホなどのパスワードと、ANDPADアプリのIDで二重のセキュリティとなっているため、安心して利用できている。わざわざデータにパスワードをかける必要がなくなり、写真や資料の郵送もなくなった。

内外建設様の担当者が打ち合わせや撮影に行けない場合、手の空いている別の担当者に代行を依頼することがある。そんなときも、ANDPADの写真や資料、チャットを見ればその現場が初めてでもすぐに情報共有できる。ANDPAD導入以前は、わざわざ会社に来て情報共有していたが、その必要がなくなった。急いで上司の判断を仰ぎたい時も、上司が外出時でも、以前は携帯で写真を撮って送ってもらったりしていた。そうした手間がなくなり、判断のレスポンスが早くなった。

情報共有に関して多くの人が様々な手間をかけていたが、「無駄な時間がなくなったという点において、特にANDPADのメリットをひしひしと実感している」と柴田様は振り返る。

受発注も電子化して請求や納期の遅れが大幅に減った

その後、内外建設様は追加機能として2021年からANDPAD受発注も導入した。それまで見積書、発注書、発注請書、納品書、請求確認、請求書という一連の受発注業務において、協力会社とのやりとりは電話やメールなどで行っていた。それらをすべて電子化することで、業務効率化やペーパーレス化も図れた。

導入にあたっては、協力会社が賛成してくれるかどうかがポイントだった。協力会社のスタッフ年齢が比較的高く、デジタルに慣れていないという人もいたからだ。

だが、先行してANDPAD施工管理アプリを導入して、電子化の便利さを協力会社も実感していたため、導入のハードルはさほど高くなかった。協力会社においてANDPAD受発注を導入する際、内外建設様がIDを発行すれば、初期費用が一切不要で無償で使えることもあり、すんなり受け入れてもらえた。

請求書について、工事完了と同時にANDPAD上に来るようになったため、わざわざこちらから催促する必要がなくなった。

特定建設業者は、下請業者からの工事引き渡しがあった日から、50日以内に下請代金を支払わなければならないという「50日ルール」がある。もし下請業者が請求書発行を忘れていたら、当然、元請業者もお金を払えないため、内外建設様も時々、「早く請求書を送ってください。そうでないと50日ルールに引っかかりますから」と協力会社に催促していた。ANDPAD受発注ではステータスの確認がすぐにできるため、電話やメールで行っていたやりとりの手間が一切なくなった。

内外建設様はメーカーとしての顔も持っている。例えば、銀行の店舗に付けるアクリル板や棚などの自社ブランド製品を、ある協力会社に作ってもらい納品している。

ANDPAD受発注の導入以前は、協力会社の製作手配漏れが時に発生していた。協力会社の担当者が1人で受注業務をこなしており、多忙でメールを見落としていたからだ。メールが1日数十通来る中で、納品依頼のメールが埋もれてしまっていたのも一因だった。

だが、ANDPAD受発注の導入以降は、チャットに連絡を入れるようになった。内外建設様の方でも、期限が迫っても既読になっていなかったり返事が来なかったりすれば、すぐに先方が見落としているかどうか判別できるようになったこともあり、連絡の見落としがほとんどなくなり納期遅れが大幅に減った。

現在、売り上げも利益も非常に好調という内外建設様。その一方で工事件数が増えて業務量も増えているはずだが、ANDPAD導入により残業時間は抑えられているという。社員も協力会社も働きやすい環境作りをしながら、着実に成長を遂げている。