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管理の無駄を省くデジタルツール活用術が会社の成長につながる

株式会社エムアンドエムプロデュース 様

株式会社エムアンドエムプロデュースのご紹介

株式会社エムアンドエムプロデュース様の創業は1996年11月、現在の会長である森川鯉太郎様と社長の渡邊優様の2人で起業したのが始まりだ。本社は東京都東小金井市にあり、品川区に城南営業所がある。お2人の前職はスーパーゼネコンの下請け会社にて、新築現場工事で経験を積んだ。当時は「日本では新築が減り、中古のリフォーム需要が増える」といわれていた。そんな中、勤めていた会社でも学生用アパートを中心に修繕リフォームを手掛けるようになった。最初は内装工事だけだったが、やがて風呂の入れ替えなど仕事の幅が広がり、そんな前職での経験を生かして起業した。

現在はリフォーム事業をメインに、分譲・賃貸住宅のリフォームから、投資用不動産のビル一棟をまるごと大規模改装するなど幅広く手掛けている。一部上場の美容メーカーとのつながりから美容室などの新規出店工事や、大手不動産仲介会社からの依頼で中古住宅のリフォーム工事も手掛けている。取引先は1社集中にせず、複数のメイン取引先を開拓し、1部門で受注が減った場合も他でカバーできるようなポートフォリオを組んでいる。

現在、営業4人、監督7人、事務員3人の体制をとっており、さらに事業を拡大していく中で、特に協力会社とのコミュニケーションや社員の残業時間の面において課題が出てきていた。そこで同社の渡邊社長は、2019年8月にANDPADの導入を決定、今や社員のほかに協力会社80名以上が登録しフル活用している。今回は、現在に至るまでの経緯と活用について、渡邊社長に話を伺った。

協力会社との予定調整や、紙によるやりとりで課題

工事を受注すると、まず工程表を作って協力会社とスケジュールを調整する。住宅、店舗関係の専門工事を一通りできるようにしているため、協力会社は100社近くに上る。

ANDPAD導入前は、エクセルで作った工程表のフォーマットに記入し、メールやFAXで協力会社に送っていた。だが、FAXだと文字が潰れて読めないことがあったり、協力会社から「失くしてしまった」などの連絡を受けて再送したりと余分な手間がかかっていた。

また、同じ日時の2つの異なる現場に対して、1人の職人にお願いするといった、コミュニケーション不足によるダブルブッキングも時々発生していた。協力会社は他社の仕事も請け負っており、調整不足で「すでに他の仕事が入っている」と断られることもあった。

何とか協力会社が決まり、現場で待ち合わせする際にもひと手間あった。インターネットで地図を検索・印刷し、その紙に「何時何分にこの場所で待ち合わせ」と書いてFAXで送っていた。それだけでも社員にとっては残業の要因になる。工事現場から車で30分から1時間ほどかけて帰社し、疲れたまま事務所で次の現場に向けたパソコン作業やFAX送信をする。「それで最低でも1時間は残業しており、とても無駄な時間だと思っていました」と渡邊社長は振り返る。

美容室を開店するための内装工事では、内装設備がない“スケルトン”の状態が多いため、最初の現場調査が一番大事だ。美容室として、電気容量やシャワーの水圧が足りているかといった確認事項が多い。そこで、顧客(美容室オーナー)が選んだデザイナーや設計担当者との細かいやりとりが発生する。ANDPAD導入前は電話だけで連絡していたが、そこで困ったことが起きていた。

エムアンドエムプロデュース様の現場監督は朝8時半ないし9時には現場に入り、最初に協力会社と打ち合わせをおこなう。そこで設計者に聞かないと分からないことがあっても、電話がなかなかつながらない。10時頃にようやく折り返しの電話がくるが、そのころには現場調査が半分以上終わっており、そこからまた調整し直さなければならないという手間が発生していたのだ。

社内コミュニケーションでも課題があった。営業、工事担当を交えた会議は行っていたが、クレームに対して、できるだけ自分で問題解決してから報告するという事後報告があった。これまでは特に大きな問題にはならなかったが、今後、事業を拡大して人数が増えてくれば、コンプライアンス上の問題が発生するリスクがある。早めの情報共有を心がけ、未然に防止しておく必要性を感じていた。

丁寧に伝え、「上手く活用すると便利」という風土を築く

無駄な紙は減らし、デジタル化を進めて社員の残業を減らしたい。また、社内や協力会社とのコミュニケーションを円滑にし、様々な問題を未然に防止したい。渡邊社長がそう考えて新たなツールを探していた矢先、取引先の大手不動産会社からANDPADを紹介されて導入を決めた。 

導入後は、印刷やFAXなどを含めた紙の廃止で、それに関わる作業時間を毎日1時間以上、削減できた。

社員みんなが職人の個別スケジュールや工程表を随時確認できるようになり、職人の手配が済むとチャットでも報告するようにした。月に20~30件の案件を登録し、工事は月に10~15件並行して稼働しているが、受注が重なってもダブルブッキングすることはなくなった。

美容室の工事でも、受注した案件の途中経過を細かくアップし、現場調査で撮影した写真や、顧客と打ち合わせた議事録もすべてANDPADにアップしておく。そしてデザイナーや設計担当者を案件に招待し、最初から経過を見てもらうことで、簡単な打ち合わせですむようになり、何度も電話することがなくなった。

ANDPADの導入を協力会社に伝えたのは、年に一度開催していた安全大会の後だった。その1か月前からANDPAD担当者に協力してもらい、安全大会の終了後に説明の場を設けてレクチャーをしてもらった。おかげで、今ではデジタルツールに不慣れだった職人でも、現場で写真をANDPADにアップできるようになった。

導入当時は抵抗もあった。案件に招待したものの「まだ確認していない」という協力会社もいた。そこで「当社はFAXで発注しなくなるから、ANDPADを使わないと仕事がなくなります」という方針をはっきり打ち出した。

とはいえ職人さんには年配者も多く、丁寧に教えないとなかなか使ってもらえないという課題があった。そこで一番の若手社員を「ANDPAD隊長」に任命し、担当者を一元化した。その社員は現場監督として年上の職人と会う機会が多かったため、もし「使えない」という人がいれば、現場で写真の撮り方などを教えながら「上手く活用すると便利」と思ってもらえるような風土を作り上げていった。

当初は他の社員も使い方が分からず、社内でもレクチャーしていた。やがて社員の方からANDPAD隊長にいろいろと使い方を聞くようになり、今では協力会社も含めてみんなが使いこなせるようになった。

積算のスピードアップで信用を得て、受注機会が増加

図面もANDPADでクラウド管理できるようになったことで、積算から見積もりまでのスピードがアップした。

ANDPAD導入以前は、A3サイズの図面を現場に持って行き、正確な寸法を図ってから会社に戻り、そこから積算を始めていた。今でも時間に余裕があればそうすることもあるが、特に急ぎの仕事ではクラウド上の図面を拡大して寸法をタブレットで記入し、現場から事務所にメールやチャットで積算依頼をしている。

現場調査をして人件費や材料費などを積算しなければ、見積書を出せない。そのため、不動産仲介業者は特にこの作業を急ぐ傾向にある。物件価格に加えてリフォーム料金を上乗せした金額で住宅ローンを申請するからだ。

たとえば、中古マンションを買ってリフォームしたいという見込み客がいるとしよう。不動産業界は火曜日、水曜日が休日のことが多く、週末から月曜日にかけて現場調査した案件については「水曜日の夜までに見積書が欲しい」といわれる。見積書がくれば、木曜日、金曜日に見込み客に連絡を入れて、「次の週末に契約をもらえる打ち合わせをしたい」といったことを仲介業者からは毎週のように言われる。

一連の見積もり作業をどれだけ早くこなせるか。アナログ時代は現場調査して一度会社に戻ったりしてタイムラグが発生していたが、ANDPADを使えば、現場でアプリを立ち上げて現場の写真など資料を10分ほどでアップロードし、事務所の積算担当に連絡すればすぐに対応してもらえる。

これによって、1日2~3件は積算まで持っていけるようになり、受注機会を増やす上での大きなアドバンテージとなった。現場監理だけでなく、営業管理としても活躍しているのだ。

受注機会を逃さないためには、顧客のスピード感に合わせるのがとても大事だ。仮に見積書を出すまでに2週間かかるようなことがあれば、その間に別の買い手がその家を買うことになり、大事な取引先が仕事を失ってしまうケースもある。逆にいえば、早い時間で金額面を顧客にしっかり伝えられるようになれば、それだけ不動産仲介会社からの信用力が高まり受注も増えていく。

相見積もりも想定して、見積書を出す順番が常に1番手になるようにこだわっている。「見積もりできる量が増えました」と渡邊社長は確かな手ごたえを感じている。そこにANDPADが一役買っていることは間違いない。

紙でのやりとりは個人情報の観点から持ち運ぶ際に紛失するというリスクを伴う。取引先からもコンプライアンスの徹底については通達されている。「今後は資料を持ち歩かずにクラウド管理することが重要になる」と渡邊社長は見ており、エムアンドエムプロデュース様のさらなる成長のためにデジタル管理体制を順次整えている。

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