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売り上げに直結するスケジュール管理を効率化し、社内改革が一歩前進

株式会社ジャスト地盤 様

従業員規模 21〜50名
利用機能
課題
  • 表計算ソフトのスケジュールを自社サーバーで管理。データ量が多く、開くのに時間がかかっていた
  • 他の社員がファイルを開くと事務担当者が編集できず、ファイルを閉じるよう社内で呼びかけていた
  • 変更がリアルタイムで反映されず、現場から事務担当者へスケジュールを確認する手間が発生
効果
  • 個々のスケジュールを全員が見られるようになり、確認がスピーディーに
  • 急なスケジュール変更でも、関係者全員が即座に確認。各方面とのやりとりが激減
  • 予定に穴が開かないように綺麗に埋めていく労力を大幅に削減し、精度も向上

株式会社ジャスト地盤のご紹介

株式会社ジャスト地盤(東京都墨田区)は、ジャストトレーディング株式会社(2000年設立)の子会社として、2006年に設立された。主に戸建て住宅の地盤改良工事、地盤調査、ボーリング調査、その他付随する業務の委託を手掛けている。受注先はハウスメーカーと地盤保証会社が主体だ。ジャストトレーディングとそのグループ会社経由で受注することもある。営業エリアは東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県を中心とした関東全域で、地盤調査、ボーリング調査、地盤改良工事の3部門に社員が分かれて対応している。 
これら3部門のスケジュールを、以前は表計算ソフトで作成し、自社サーバーで管理していた。そのため、仕事を請け負うときは都度パソコンを立ち上げ、ソフトを開いて確認する必要があった。だが、過去のデータも紐づけていたためデータ量が多くなり、ソフトを開くのに時間がかかっていた。また、外注している職人さんがスケジュールを外から確認できず、社員が紙で印刷したものを手渡しするなど不便な状態だった。
この課題を解決するため、ジャスト地盤様の調査部部長の佐久間様と石橋様、一二三様3名に、ANDPADボードを使った地盤調査におけるスケジュール管理の改革について話を伺った。

“編集したくてもできない”表計算ソフトの不便さに右往左往

地盤調査部門では社員7名をさらに6班(1班は協力会社)に分け、調査機械7台を駆使して1日あたり平均2棟、月間で300棟前後の調査をしている。スケジュールは調査部の事務担当者が表計算ソフトで管理しており、個々人が自分のパソコンで確認していた。また現場での打ち合わせの際には、佐久間様が表計算ソフトを1枚の大きな紙に印刷し、持参していた。
スケジュールのほとんどは担当の石橋様が、受注先から調査希望日を聞いた上で、表計算ソフトを使って埋めていく。顧客の要望によっては、佐久間様がスケジュールを決める案件もある。また、営業サイドから「ここはどうしてもこの日にしてほしい」といった希望がある場合や「機械トラブルで工事できなくなった」といった急な問題が発生した場合については、都度紙で印刷してその場その場で打ち合わせていた。
紙が便利な一面もあった。紙1枚を見れば、すぐにスケジュール全体を把握して現場で変更作業ができる。だが、そのスケジュール情報はあくまで当日朝のもので、他の変更がリアルタイムで反映されているわけではない。そのため都度、現場から事務担当者へスケジュールの空き具合を確認する必要があった。
事務作業での不便さもあった。パソコンのスペック問題で、表計算ソフトの動作が固まることがあったからだ。事務担当者以外が編集できないようファイルにはロックをかけていたが、他の社員がスケジュール確認でソフトを開いていることで、事務担当者が編集できないケースもあった。スケジュールのファイルを誰が開いているか分からず、片っ端から「もしスケジュールを見ていたらファイルを一度閉じてください」と社内で呼びかけるなど右往左往していた。
社員が誰もファイルを開いていなくても、ネットワークの不具合などで誰かがずっと開いているようになってしまって編集できないという現象も起きていた。そうなると、スケジュールファイルをコピーして編集せざるを得ない。その場合、一時的に2つの同じデータが同じフォルダ内にある状態になる。そこで新しいファイル名に「新」と付けて区別して、「“新”と付いたファイルを見てください」とみんなに一斉メールを送ったり、編集できるようになった旧ファイルを削除したりするといった無駄な時間が発生していた。

 

調査の難易度を把握しやすくなり、変更にも素早く対応可能に

ANDPADボード導入後は、こうした表計算ソフトのわずらわしさから一気に解放された。社員20人弱(3部門合計)、協力会社7人をユーザー登録して個々のスケジュールを全員が見られるようになり、スピーディーにスケジュール確認できるという安心感を得られた。担当者ごとに案件が一覧で出てくるため、事務担当者が仕事の割り振りもしやすくなった。
担当者未定の案件や、1カ月ほど調整に余裕がある案件も、まずはANDPADボードに「保留案件」として入力しておけば見落としがなくなる。表計算ソフトだと、そうした保留案件と実際に稼働している案件が混在し、把握しにくくなるケースがあった。
スケジュールの組み方も変わってきた。受注先から連絡を受けて「この調査なら1人でこなせるだろう」と事務担当者が判断すれば、それをスケジュールに落とし込む。ただ、実際に割り振られた現場担当者は名称しか分からず、具体的な内容が把握できないため「この案件は1人だと難しいのではないか」と感じて事前確認をすることもある。そこで、あらかじめ関係資料や現場写真をANDPADボードに入れておけば、それを見た現場担当者が「これなら大丈夫そうだ」と瞬時に判断できるため、スケジュールの割り振りで都度確認されることがなくなった。
調査現場の案内図や配置図などの関連資料は、取引先のサーバーからダウンロードして、その都度、会社のデータベースに登録している。これにより、地域的に土地の高低差があって難しそうな現場かどうか、あらかじめ現場担当者が資料を見て要望されたスケジュールで対応可能か判断する。
以前は、現場担当者が事務担当者に資料の情報提供をすべて依頼していた。調査件数が多かったため、そこにかなり時間を割かれていたが、今は資料をANDPADに入れておけば、各現場担当者が調査の難易度を自ら素早く把握できるようになった。
他にも、急なスケジュール変更にも対応しやすくなった。担当者の体調不良、機械トラブル、他の専門業者の作業が終わっていないといった場合、ハウスメーカーや営業担当、外注先などと調整しながらスケジュールを変更するケースがある。ANDPADなら、瞬時にその場で対応できる上、みんながリアルタイムで確認できるため、スケジュール変更における各方面とのやりとりが劇的に減った。
スケジュール管理は会社の売り上げに直結している部分だ。予定の穴が開かないように、1案件ずつどうきれいに埋めていけるかが肝心だが、ANDPADボードを使うことでその作業の労力を大幅に削り、なおかつ精度も高められた。管理者の立場である佐久間様は「ANDPADボードのスケジュール管理機能が充実していたから導入を決めた」という。

 

1つの小さなきっかけから始まり、導入目的が大きく広がった

副次的な効果として、地盤改良工事において外注先とのやりとりが楽になった。外注先は個人事業主の職人さんだが、パソコンの使い方や情報のやりとりで習熟度にばらつきがあった。そのため発注のメールを受け取った、受け取っていないといったやりとりが発生していた。また外注先に資料を渡すため、仕事終わりの夕方に社員が印刷して届けたり、外注先から取りにきてもらったりしていた。
ANDPADボード導入後は、このようなやりとりが一切なくなった。「諸々の確認を誰かを介してする必要がなく、スマホやタブレットで個人に帰結できたのが大きい」(佐久間様)。
当初、ANDPADボード導入を検討したのは「売り上げに直結するスケジュール管理をきちんとしたい」という1つのきっかけからだった。もちろん、管理ツールを表計算ソフトからANDPADボードに変えるだけですべての問題が解決するわけではない。それは重々承知していたが、社内改革のきっかけ作りとして導入を決めた。
その背景には、データセキュリティの脆弱性があった。データ管理があまりいい状態ではなく、何かパソコンやネットワークにトラブルがあれば、いつ重要なスケジュールデータがすべてなくなってもおかしくない。パソコンの性能も社内でばらつきがあり、表計算ソフト1つ使うにしても低スペックだとファイルを開くだけで時間がかかる。そんな状態に佐久間様は危機感を抱いていた。
だが、社内システムを変えるというのは手間がかかるし、社内で反発が起こることは必至だ。そのため、ANDPADボードを完全導入するまで約3カ月のスケジュールを組み、まずは佐久間様や石橋様など数人から始めて徐々に進めていった。目的と手段が社内にある程度浸透した段階で、1カ月ほど表計算ソフトとANDPADボードを両方使う移行期間を設けた上で、その後はすぐに全面切り替えして表計算ソフトでの運用は終了した。こうした計画的な段階を踏むことで、社内から大きな反発はなかった。
ジャスト地盤様は、社内に向けてシステム変更の理由付けをしていく中で、会社の中のデータの取り扱い方法を見直し、先々の会社の在り方も見直していける。当初はスケジュール管理だけが目的だったが、運用する中でANDPADボード導入の目的が大きく広がり、社内改革への大きな一歩となった。

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