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受注が大幅に増える中で、時間ロス削減と施工品質の改善を達成

有限会社ダイイチ企業 様

有限会社ダイイチ企業様のご紹介

1960年創業、1987年設立の有限会社ダイイチ企業様は、産業廃棄物の運搬や処理業をメイン事業としつつ、解体工事業も手掛ける。営業エリアは広島県を中心に島根県、岡山県、山口県と広域だ。解体工事は基本的に大手ハウスメーカー、地場のハウスメーカーや工務店、不動産会社などからの依頼が多いが、一般個人の依頼もある。
2017年、株式会社オガワエコノスのグループ会社となり、それまでは広島県中心だったが、各県での許認可を増やしながら営業エリアを拡大していった。社員も先代の時の30数名から、今や52名まで増えた。2022年3月期で解体工事の受注件数は約470件となり、2021年3月期の約250件と比べて大きく伸びた。それに伴い、協力会社の数も増えていった。
そんな中、工程や画像の管理や情報共有、報告書の作成などにおいて非効率な部分が表面化してきた。問題を解決すべく、取締役兼解体事業部・営業部部長の木船 博登様はANDPADの導入を決めた。今回は、その経緯と成果について話を伺った。

写真管理の時間が半分以上減り、効率的になった

有限会社ダイイチ企業様ではANDPAD導入以前、解体事業部での写真管理は社内サーバーを活用し、その中にフォルダを作って振り分けていたが、細かい作業が多く時間がかかっていた。写真は、解体前の現状、内装の解体、瓦を落としている状況、廃棄物を搬出する前の荷姿、処分場到着時など10工程以上を追跡するように撮影していく。物件の大きさにもよるが、多ければ300~400枚にもなる。
解体工事の班は、2~3班が自社で、協力会社も含めると7~8班ほどある。写真撮影は以前、それぞれの班にデジカメを1~2台持たせ、工事が終わるとデジカメからSDカードを抜いてパソコンに取り込み、工程ごとにフォルダを分けて納めていた。
その作業を1人の事務担当が行っていた上に、SDカードは各班で使い回していたため、時々サーバーへ画像を保存しないまま、別の班が他の現場に持っていったり、現場で容量が足りなくなり、まだサーバーへ取り込んでいないものが消されたりしていた。その際は、顧客へ事情を説明し、頭を下げることもあった。
またフォルダの名前の付け間違いや、どこに画像を入れたか分からなくなるなどルールも曖昧だった。画像1つ1つには名前を付けず、フォルダに「○○邸の○○(箇所)」と付けるだけ。撮影月でフォルダ分けしていたが、そこから先の細かい日付までは入れておらず、フォルダを見ただけでは、いつ、どの場所で撮影したのか分かりにくく、探すのに時間がかかっていた。
しかも最近は、業務拡大に伴い、受注が増え、工程や画像の管理がかなり大変になっていた。そんな中、状況を改善すべく管理の一元化と効率化を目指した木船様は、他の経営陣と相談する中で、取引先(元請)のハウスメーカーが導入していたANDPADに目を付けた。すでに営業担当と事務担当がハウスメーカーからIDを付与されてアプリを使用していた経験もあり、導入に安心感があったため21年5月に導入を決めた。
ANDPAD導入後は、アプリ内で案件ごとにフォルダが分かれているため、写真をそこに入れていくだけでいい。これにより最も負担が減ったのは事務担当だ。デジカメからパソコンへ写真を取り込む作業が無くなり、すべてANDPAD上で管理できる。営業担当もANDPADの案件を見れば、正確に写真が撮影できているかリアルタイムで確認でき、もし取り忘れがあれば遠隔で直ぐに現場へ依頼できる。
結果、写真管理に関しては所要時間が半分以上減り、負担が大幅に軽くなった。 

工程管理の混乱が減りスケジュール調整が早くなり、受注機会が増加

解体工事の工程管理は、これまでは紙での管理がメインだった。会社のパソコンで作成した直近1~2週間の工程を、週1枚のペースで出力していた。だが、工程はしばしば変更や追加が生じるため、変更があるたびプリントアウトしていたため、結果、週に10回も更新するほど増えていた。さらに、どれが最新の工程表なのか分からなくなることもあり、とても非効率だった。
工程表については、工程の作成や変更、追加は営業担当が調整し、予定の打ち込みや修正、プリントアウトなどの作業は事務担当が行っていた。解体工事の工程は、木船様ともう1名の営業担当が判断している。変更や追加があれば、メールないし口頭で「工程を修正しておいてほしい」と事務担当に伝え、指示を受けた事務担当がシートに反映させて、それをプリントアウトして経営陣含め関係者全員に紙で配布していた。
また、変更や追加などは口頭での伝達が多かったため、工程管理で事務担当と意志疎通ができていないこともあった。
ANDPAD導入後は工程管理の紙が一切なくなり、営業・事務・経営側も、すぐにANDPADで工程の情報を共有、確認できるようになった。今では、現場側がANDPADの案件を見ながら自分たちで工程を組めるようになってきたのも大きな成果だ。各班の工程管理責任者が他のメンバーと話しながら自社班の予定を入れていき、その日に行けないと判断すれば営業側に伝え、すぐに協力会社へ依頼できる。
ANDPAD導入当初は、営業から事務側に「ANDPADへ予定を入力してください」と連絡していたが、操作に慣れてくると営業側で工程が決まった段階ですぐ入力するようになった。これにより情報が常に最新版となったことで、複数の工事予定が立てやすくなった。また工事依頼の打ち合わせの際に、工程確認のため一度帰社してから調整するといった手間が省け、顧客を待たせることもなくなった。「時間のロスが減り受注機会が増えた手ごたえを感じている」と木船様は話す。

報告書の作成時間が3分の1まで削減され、顧客満足度も向上

報告書でも効率化できた。かつては自治体関連の解体工事はあまりしていなかったが、業務拡大に伴って件数が増えてきた。自治体の場合、写真付き報告書の提出が必要だが、10~20ページのものを以前は表計算ソフトで作成していた。写真をフォルダから探し、シートへ張り付け、サイズを変えたりする作業が伴うため、報告書作成だけで1時間以上かかることもあった。
ANDPADなら写真と報告書が連動しているため、コメントを入れるだけで完成するので、所要時間がおよそ3分の1まで減った。
個人のお客様からの依頼でも「どういう工事をしたのか確認したい」というニーズがある。工事の流れを全て撮影し報告書に写真を付けて渡すと喜んでもらえ、顧客満足度の向上にもつながっている。
ANDPAD導入以前、3~4年前から受注が増える中でクレームが生じやすくなっていた。協力会社が不足し、初めて仕事を任せる会社も増えてきたことで品質管理が難しくなりクレームにつながっていたのだ。最近は優良な協力会社が集まり、ANDPADの活用にも協力的なおかげで、クレームがかなり減った。
今後の課題は、協力会社にもっとANDPADを使ってもらうことだ。出身者の3社が中心でANDPADを利用しているが、若い人たちが多い会社で特に説明会などを開かずとも積極的に導入してくれたが、まだ使用頻度が低い協力会社もいる。「今後はANDPADを使ってもらうことが、工事を円滑に進めていく上での協力会社の選定条件になってくるかもしれません」と木船様は話す。
解体工事の担当割合は自社の社員と協力会社でおよそ1対3と、協力会社の方が多い。旺盛な需要に対して社員だけではまかなえないという事情もさることながら、大手ハウスメーカーの案件は、品質や守秘義務などの観点から契約に縛りがあり、社員や登録企業だけしか参加できない。そのため大手ハウスメーカーの案件は社員が担い、その他の案件はほぼ協力会社に外注している。
ただし、外注比率が高まると利益率が伸びないため、内製化を進めて、いずれは自社施工の比率を半分くらいまで増やしたいというのが目標だ。その中で、社員を増やしながら品質管理の向上と業務効率化を両立するため、ANDPADの活用の幅を広げていくと展望を語った。

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