現場情報やコミュニケーションを一元管理し現場への移動回数を削減

ウチノ看板株式会社様について

多くの人の注目を集める屋上看板や、店舗の存在をアピールする袖看板など、多種多様な看板づくりを手がけるウチノ看板株式会社。協力会社に依頼する工程を内製化し、重機を自社で保有することで、看板のデザイン・設計・製作・施工をワンストップで行っている。優れた施工品質でスピーディに、そして、高いコストパフォーマンスを誇り、全国規模の飲食チェーンや物販店の看板も手がけ、大手企業からの信頼も厚い。ウチノ看板様の経営理念である「会社の顔としての看板・町の道しるべとしての看板」にふさわしく、数多くの実績を残している。

そんなウチノ看板様は、2020年よりANDPADを導入いただいている。既に事業全体に欠かせないものになっているというANDPADについて、導入までのプロセスや導入後の変化を、ANDPAD導入を中心的に担っておられる常務取締役の榊原様と設計担当をされている中村様にお話を伺った。

現場から何度も導入してほしいという声が上がっていた

全国各地で看板工事を手がけるウチノ看板様では、1日40～50件の現場が常時動いている。そのため、現場写真、設計図、意匠図、鉄骨図、工事に関する道路使用許可申請、工作物申請書など、保管するデータの量も膨大である。当時、ファイル共有用の自社サーバーに各自の端末から接続し、ファイルを保存・参照していたが、徐々にサーバーのハードディスク容量が不足。特定の画像を検索する際にも手間がかかり、なおかつ画像が表示されるまでの時間も遅くなる一方だった。また、古いデータを参照したい時には、紙の資料から探さなければならず、オフィス内をあちこちひっくり返すといった事態も起こっていたそうだ。
「これまでは、現場担当者がデジカメで撮影した画像を事務員がメモリーカードから取り込み、ファイル名をつけて保存していました。作業効率や人件費の問題に加え、ハードディスクの容量がひっ迫し、いつかクラッシュするかもしれないという不安も生まれ、社内で課題として挙がっていました。」と榊原様は語る。

そんな中、部署編成が変わり、設計と兼務で製作部門・工事部門をマネジメントすることになった中村様から、榊原様へANDPAD導入を提案したという。中村様の実務が増えたことも影響しているが、他部署と連携して業務を進めていくと、画像管理に関わる業務の煩雑さに気づき、それがメンバーの心の余裕を奪っていると感じたそうだ。また、電話で状況を確認しても履歴が残らず、社内で情報共有が確実にできているどうかも懸念材料となっていた。情報共有の透明化を求めて、ANDPADの導入を提案したのだ。
「以前、他社の下請けで工事をした際にANDPADを初めて触って、使い勝手が良いなと印象に残っていました。業務範囲が広がったことにより、電話やメールに対応する件数も、外出の回数も大幅に増えたので、今度こそANDPADを当社に入れたいと思い、常務に直談判しました。」

実は以前から中村様や現場担当者から、「ANDPADを導入してほしい」という声が何度も上がっていた。そこで、現場写真と各種図面をクラウド上で一元管理できる点に魅力を感じた榊原様が社長へと提案をつなげ、導入が決定した。

中村様（左）と榊原様（右）

社内利用を粘り強く促し、今ではあって当たり前のツールへ

ANDPAD導入にあたっては、総務や営業アシスタント、設計といった5名のメンバーを榊原様が招集し、ANDPAD導入委員会を立ち上げて、運用方法を設計したという。ANDPADの説明会も開催して、操作方法など分かりやすく伝えていたが、社内からの反発も少なくなかった。特に工事部門のメンバーからは、「デジカメで撮影して渡すだけの方が楽だ」という意見も多かった。そこで、中村様はANDPADを導入するメリットを粘り強く何度も説明に行ったという。
「当時は、単純に業務が増えるという印象を持たれてしまっていたようです。そこで、まず自分自身がANDPADを業務に組み込むんだということを意識して、率先して業務でANDPADを活用するようにしました。拒否反応の強かったメンバーにも、導入することでどんなメリットがあるのかと重点的に話すようにしました。とにかく、ANDPADを使えば、より業務効率化が図れて、ミスもなくなるということを粘り強く伝えましたね。」

そして、導入からまもなく半年。今ではほぼ全員が業務の中で、ANDPADを使いこなし、既にANDPADが業務上当たり前の存在になっていると中村様は語る。
「もうANDPAD導入以前のことを思い出せないくらい、あって当たり前のツールになりました。例えば、現場で問題が発生した時、以前は社内ネットワークで資料を探したり、現場担当者に電話をしたりして状況を確認していました。でも今は、ANDPADで案件情報を開けば、写真・資料管理で最新の状況が確認できますし、チャットでこれまでの経緯も分かります。誰が今対応しているのか一目瞭然です。しかも、現場担当者、設計、営業、役員といった全員が情報を確認できているので、わざわざ資料を作って報告する手間も省けます。製作物の社内検査もANDPADで画像を確認して、問題点を指摘するようになったので、二つの工場を行き来していた移動時間も削減できました。業務に余裕が生まれたことで、部署間のコミュニケーションも円滑になったと感じています。」

また、榊原様は、「ANDPADチャットは、普段スマートフォンで使っている個人向けのチャットアプリに似ているので、思っていたよりも身近に感じたのではないでしょうか。ANDPADは操作性も良く、使っているうちに自然と使い慣れていったと思います。また、私自身が特に便利と感じているのが地図機能です。案件情報と地図機能が紐づいているので、看板工事の地盤調査を行う際に、近隣の過去の施工実績を検索すれば、地質状況が分かり、新しい工事が進めやすくなっています。」と語ってくださった。

オンラインインタビューに答えて下さった中村様（左）と榊原様（右）

ANDPAD導入をきっかけに、社内の風通しが良くなった

さらに、ANDPAD導入によって、実務的な変化の他に社内の雰囲気にも影響があったようだ。これまでウチノ看板様では、若手社員が表立って意見や提案を出すという場は少なかったそうだ。しかし、ANDPADを導入後、チャット上に会社への要望や改善策の提案が徐々に上がってきているという。
「工事の状況を全員で共有できるようになったことで、今までの情報伝達のタイムラグや、社員間のコミュニケーション不足に気づくことができました。今は特に若手社員がANDPAD活用に熱心です。全社員が閲覧できるチャット上で自分の意見を発信するケースも出てきて、会社全体に活気が生まれています。ANDPADを導入する前と後では、雲泥の差です。新しい風が吹いたと実感しています。」と榊原様は語る。

実際に、今回のコロナ禍でもANDPADを通して会社の方針が大きく動いたという。新型コロナウイルスが感染拡大する中、ウチノ看板様ではマスク・消毒液を社員に配布して対策を講じながら、経営陣の中で一部社員のリモートワーク移行を検討していた。そこにANDPADを通じてある社員から、リモートワークの早期実現を希望する意見が出されたのだ。そこで、経営陣が急ピッチで環境を整備。翌日からリモートワークが実現した。中村様もその対応の早さに驚いたそうだ。
この件に関して榊原様は「すでに上層部で検討していた段階でしたので、スピーディに移行できたというのもありますが、ANDPADがなければリモートワークも難しく、業務に支障が出ていたでしょうね。社員からは、ANDPADを導入していて本当に良かったという声が多く聞かれました。コロナ禍でも非常に活用させていただきました。」と語ってくださった。

業務の変革だけでなく、社内の雰囲気にまで変化が伴った今回のANDPAD導入。それは、ANDPADの導入だけでなく、社内の意見を柔軟に取り入れながら変化に対応することができる風土があるウチノ看板様だからこそである。これからもANDPADはITを通じて、企業の変革を支える存在でありたい。