膨大な写真管理の手間が軽減、“成果物”の写真台帳作成がスムーズに

株式会社五嶋造園のご紹介

創業は2009年。東京都全域、関東の一部を中心に「緑地維持管理」と「造園工事」を二本柱に展開している。

緑地維持管理の取引先は、東京都をはじめとする自治体、大学、マンションなどで、公共工事と民間工事の割合は35:75。街路樹の剪定、河川敷の草刈り、校内の植栽の維持管理など数千㎡におよぶ面積規模の大きい案件が占める。一方の造園工事は、ショッピングモール、ホテル、学校などの建設に伴う緑化計画から工事までを手がけ、大阪、宮崎など遠隔地から依頼が入ることも。地上緑化に加え、「特殊緑化」と呼ばれる屋上緑化・壁面緑化を強みとし、近年はよりデザイン性に特化した植栽・庭園の企画提案にも力を入れている。

社員数は約40人。社員構成は、作業員30人、緑地維持管理を行う造園本部6人、造園工事を行う工事部5人。

2021年からANDPADを導入し、写真管理、報告、チャット機能を利用。造園工事の前田香織さん、緑地維持管理の髙倉郁弥さんに、導入後の成果を伺った。

「写真が命」なのに膨大なデータの受け渡し・管理がとにかく大変だった

まず、見せていただいたのは、約10㎝もの厚みがある写真台帳。

同社では公共・民間に関係なく、全案件でこの写真台帳を国土交通省の写真管理基準等に基づいて作成し、クラインアントに提出している。1件につきこの極厚ファイルが2冊にもなるため、制作にはかなりの手間・労力を要するという。

例えば、都心部で街路樹剪定の仕事が発生した場合。

作業員は、大きな車両1台に乗り合わせて東京都八王子市にある本社を早朝に出発する。移動距離が50kmを越えることも珍しくなく、現地に着いたらパーキングを確保して誘導員を配置。こまめに休憩をとりながら街路樹の樹形を整えて落とした枝葉を集め、発生材を適切に処理して1日の作業を完了。再び本社に戻るのは夕方以降となる。剪定の規模や受注内容に応じてこれが数日〜数週間続く。

一方、前田さん・髙倉さんをはじめとする内勤スタッフはそれぞれの日常業務の傍ら、街路樹剪定の作業が始まるまでの調整や資料作成、作業期間中の現場とのやり取り、写真管理、人工計算などで裏方的に現場を支える。現場作業が完了したら写真台帳を作成、紙に出力してファイリングし、取引先に報告する。

この写真台帳が同社にとっては大きな意味を持つ。

「どの作業をどれだけ行い、適切に完了したことをすべて写真で正確に報告する必要があるため、作業の“前・中・後”はもちろん、作業員や誘導員の人数、植栽1本1本の寸法、発生材の廃棄の様子などをある程度決まった角度で写真におさめなければなりません。特に公共案件の場合は1つ1つをシビアに検査され、条件を満たしていることを証明する写真がないと作業が完了したとみなされず、売上にも響きます。大げさではなく、当社にとっては写真台帳こそが“成果物”とも言えるんです」（髙倉さん）。

ANDPADを導入するまでは、写真管理が大きな課題で、以前は膨大な数におよぶ写真撮影をデジカメで行っていた。

基本的に作業員は外に出ており、内勤スタッフと顔を合わせる機会が限られるため、写真を管理する前田さん・高倉さんらはチャンスを見計らって数日分（約300枚）のデータが溜まったデジカメを夕方受け取り、その場でSDカードからパソコンにデータを手動で移行。

その後、溜まった写真をチェックしてフォルダに分類、不備・不足があれば現場の職長に報告して再撮影を依頼する。「足りないことがわかった時点で、すでに現場とのタイムラグがあるので、作業員さんからしたら『今さら!?』ですが、写真台帳をつくる側からすると写真が揃わないとどうにもなりません。私たちは1分でも早く必要な写真がほしい、でも日中ずっと外にいる作業員さんはそれが難しいということで、両者がちょっとギクシャクすることもありました」と髙倉さんは明かす。

1つの作業が終わる度に工事写真を共有、当日中の確認が可能に

ANDPADで写真管理はどう変わったのか。

「写真を撮影する箇所を示した図面と注意点などをANDPADで共有しておくと、1つの作業が終わったらすぐ、遅くても休憩のタイミングでパッと写真をあげてくれるので、私たちは基本的に工事当日に写真をチェックできるようになりました」（髙倉さん）。

従来のように1度に300枚を超える写真を処理する必要がなく、当日分だけなら1件あたり20-30枚、複数現場を合わせても1日100-200枚ほどのため負担は少なく、写真チェックのための残業から解放された。

また、以前は図面や資料を紙で渡していたため、なくしたり、雨に濡れて使い物にならないといったことが起きていたが、スマホやタブレットで最新の資料を共有できる現在はそうしたトラブルやミスがなくなった。「作業中に同じ画面を見ながら『ここを撮影してほしい』と電話でやり取りしたり、写真チェックをしながらその場で『もしかして○△の写真を送り忘れていませんか？』とチャットで時間差なく連絡できるので、撮り忘れのミスが減り助かっています』（髙倉さん）。

膨大な写真はANDPADから表計算ソフトに出力して写真台帳を作成。導入時に作成ルールを決めたことで、複数人が代わるがわる台帳作成に関わっても、仕上がりにバラツキが出なくなった。

写真にまつわる負担とサーバーのムダ使いを解消

撮影機材がスマートフォンに変わったことも大きいという。

デジカメとスマホを2台持ちする必要がないうえ、前述のように図面もスマホで確認できるため身軽に。工事の前・中・後の写真を同じ画角で撮る際も、遡りやすいようANDPADで細かくフォルダ分けして管理しているため、目的の写真が探しやすく時短になっている。

また、案件によっては協力会社に作業を任せるケースもあるが、この場合も写真台帳は同社が作成するため、以前なら本社までデジカメを取りに来てもらい、返却のために再度来社してもらう必要があったが、協力会社がANDPADを利用することで、この手間がゼロに。

「以前はデジカメをいつ・どの社員に渡したか、受け取った写真データをどこに移したかがわからなくなり、社内が一瞬騒然とすることがありましたが、いまは協力会社さんが撮影したものも含め全写真がANDPADに集まるため、写真に関する勘違いや混乱が起こりません」（前田さん）。

「そういえば、サーバーのムダ使いもなくなりました」と髙倉さん。「従来はパソコンに取り込んだ写真データを原本として保存し、それを誤って編集したり破棄してしまわないようコピーして使っていましたが、いまは全部ANDPADにあるのでコピーが要らず、取引先からデジタルデータでの写真提出を求められた場合は、送付後に処分すればいいため、サーバー負荷はかなり軽減されたと思います」。

引き継ぎ・指示がスムーズに。やり取りの証拠にも利用

作業の基本情報や図面の共有にもANDPADを利用。現場の作業員は日によってメンバーが入れ替わることがあるが、引き継ぎをしなくてもスマホを見れば指示や作業の流れが書いてあるため、「ANDPADを見てください」で済むようになった。

「協力会社さんに現場を任せる場合もANDPADで図面や作業内容を共有できるため、面識のない会社さんともスピーディにやり取りができ、協力会社さんにとっても日常的なツールになっていると思います」（髙倉さん）。

工事部の前田さんは、ANDPADのメモ（備考欄）機能を効果的に使っている。

「いざ現場が動き出すと、社員やゼネコンさんなど大人数を相手に連絡を取り合うのですが、口頭や電話、メール、LINEと伝達手段がさまざまで混乱が起きやすいため、やり取りをすべてANDPADのメモに時系列で記録して、みんなが見られるようにしています。自分の頭の中も整理できるし、会話の証拠にもなり、言った言わない、思い込みによるミスを防ぐのに便利です」。

このほか、現場の職長はANDPADの報告機能を使って日報を作成、人工計算に活用している。

いま取り上げられて一番困るツールはANDPAD

導入に際して前田さん、高倉さんらが決めていたのは「何が何でもANDPADを使おう」ということ。

「大半の人は変化を嫌うので、私たちが意地でも使い続けないと慣れ親しんだアナログの方法に戻ってしまうという危機感がありました。いまはもうANDPADなしの仕事は考えられないし、ANDPADがなかったあの頃、我ながらよくやっていたなと思います」と前田さん。

高倉さんはこう続ける。「いま会社で取り上げられたら困るものは何かと聞かれたら、迷わずANDPADと答えます。そのくらいなくてはならない存在です」。