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図面共有にリモート指示、「不可能を可能にした」業務改善術

株式会社上田工業 様

株式会社上田工業のご紹介

 1954年に創業した神奈川県横浜市の株式会社上田工業様は、空調設備工事を手掛ける。ダクト工事と冷媒配管工事がメイン事業で、オフィス、商業施設、医療福祉施設、教育機関、公共施設、工場、マンション、研究所など対象建築物は幅広い。主な施工実績に、横浜ハンマーヘッド、ラゾーナ川崎プラザ、東京ディズニーランドのほか、イオン系の商業施設、医薬品関係の研究所、大型マンションなどがあり、民間工事が8~9割を占める。
 取引先の元請けは全国展開している企業も多く、北は北海道から南は静岡県まで営業エリアは手広い。また事業拡大につれて若手社員も増えてきた。そのためANDPAD導入前は、図面が増えて持ち運びが大変になったり、現場確認のために遠隔地と本社を行き来する移動時間が増えたり、上司と部下のコミュニケーションがうまく取れないといった課題が出ていた。今回、株式会社上田工業 代表取締役 上田 洋介様、管理部部長 石井 秀幸様をはじめ7名の方に、ANDPADの活用による業務改善の事例を具体的に伺った。

80枚の図面をタブレット1つで確認、持ち運びも楽になった

 上田工業様の一番の悩みは、移動のたびに重い図面を持ち運ぶことだった。例えば、ある大学の地下1階から9階までの10フロアの空調設備工事を手掛ける場合、図面はA1用紙でワンフロアを4分割した4枚となる。わざわざ分割する理由は、建物が大きいほど図面の文字が細かくなり、ワンフロアを1枚の紙に収めようとすると文字が小さくなり過ぎるからだ。
 すると図面は10フロアで40枚になる。また、図面には冷媒配管、ダクト配管といった配管ルートなどの細かい記載がある「施工図」と、仕上げ後のデザイン、天井高、間仕切り壁の位置などを示した「プロット図」の2種類がある。そのため、図面は40枚×2種類=80枚となり膨大だ。

 ANDPAD導入前は、それを冊子状にしたり、筒状のケースに入れたりして現場に運んでいた。すると、端の方からくしゃくしゃになって傷んだり、現場で図面を放置したまま失くしてしまったり、雨に濡れて字がにじみ図面が読めなくなったりなど、管理が難しく頭を抱えていた。協力会社の中には、「老眼だから字が小さくて見えにくい」といった不満の声もあった。
 そうした問題がANDPAD導入後、一気に解決した。図面を全てタブレット上で見られるため、持ち運ぶ作業がほぼなくなった。それまでは現場担当がわざわざ会社に来て、その日に必要な箇所の図面を協力会社に渡す分も含めて印刷し、1人でまとめて現場に運んだりしていた。それがなくなって移動が楽になったという。仮に図面を会社に忘れてしまっても、タブレットやスマホにデータが入っているため困ることがないという安心感も得られた。
 ワンフロアを4分割せず、A1サイズ1枚で収められるようになったことで、大きい建物の図面でも全体が見やすくなった。ワンフロアの面積が広いと、4分割しても文字が小さくなってしまうケースもあったが、デジタルデータなら指で広げれば該当箇所の文字を大きくできる。そのため、わざわざ4分割する必要がなくなったのだ。

 協力会社も最初はANDPADの導入に戸惑っていた。「上田工業の社員でもないのに難しいシステムを使う必要があるのか。」そんな疑問もあったようだが、徐々にANDPADが便利だと分かり積極的に使うようになった。図面の細かい字もタブレットならはっきり見えるという満足の声も届いている。

ベテラン社員が遠隔指示できるようになり、工事中断の恐れも解消

 図面の持ち運びがANDPADを使うようになり楽になった。そのほかにも、大きな成果として「今までできなかったことができるようになった」(石井様)こともある。特に、現場に管理職がいなくても、担当の部下や協力会社とリモートで打ち合わせができるようになったのが大きい。
 例えば、離れた現場で若手社員では分からないことが発生した場合、以前は上司が現場にわざわざ行くこともあった。だがANDPADがあれば、現場社員と協力会社にタブレットの図面を見ながら状況を説明してもらったり、分からないことがあれば図面上に記入してもらい、それを管理職が確認して判断を下せる。これによってコミュニケーションが円滑になり、伝え漏れなどがなくなった。

 石井様の体験談として、自分が千葉県の現場におり、経験の浅い若手社員が東京都町田市の現場を担当していたケースを見てみよう。ある日、町田の若手社員では判断できないような図面の修正に関する事項が発生した。もしANDPADがなければ、石井様が千葉から町田に行き、現場を見ながら判断を下さざるを得ないような状況だった。
 だが、ANDPADがあったおかげで、若手社員にタブレット上の写真で現場の状況を伝えてもらうことができたため、石井様がその写真を見ながら配管が通るかどうかといった指示ができた。「こちらで図面を修正したからANDPADで確認してほしい」と伝えておけば、社員に現場で修正図面と照合してもらい、そのまま現場で修正作業ができる。そんなリモート打ち合わせが容易にできた。
 もしANDPADがなければ、どうなっていたか。導入前は図面に変更が出たら、口頭で説明することが多く、細かいところまで正確に伝わらず伝達ミスにつながったこともある。

 図面の修正もメールでのやりとりになるため、説明する方も指示する方もうまく状況説明できず、ベテラン社員(この場合は石井様)が現場に行かざるを得なかっただろう。そもそもメールでの図面のやりとりだと、現場にパソコンを持ち込まないといけないがそれは現実的ではない。
 仮にパソコンで見られたとしても、修正図面を印刷するため現場事務所やコンビニへ行く必要があり手間がかかる。それがANDPADなら、協力会社も一緒にタブレット上で確認してもらいながら、協力会社からも若手社員に説明してもらえる。

 こうしてアナログ時代から比べると、移動時間が大幅に減り、コミュニケーションミスも減った。何より今回のような状況になると、千葉(上司)の現場が終わるまで町田(若手社員)の現場が中断する可能性も高かった。その意味で、今までできなかったことができるようになったことの意義は大きい。

ヒヤリハットを写真で注意喚起、日報の改善で情報共有が具体化

 社内の業務としては、日報の改善が大きな効果を発揮している。何より「具体的に項目を入れられる」ようになったのが大きい。

 ANDPAD導入前は、別のコミュニケーションツールを使って作業した日付、人数、時間を書き込む程度だった。作業内容を細かく伝えておらず、上司に聞かれたら口頭で言うだけだったりして伝え忘れが発生していた。
 だがANDPAD導入後は、現場に入っている時に写真をアップしておけば、上司がどこにいても進捗をリアルタイムで確認できるようになった。日報もテンプレートを設定し、日付、人数、時間のほかに作業の詳細な内容、施工状況の写真、安全面で危険なポイントと対処方法まで具体的に記入できるようにした。
 報告する側も受ける側も、より細かく状況を把握できるようになったわけだ。しかも、次の作業内容も細かく入力できるようになり、社員が主体的に目標を伝えられるようになった。こうしてコミュニケーションは劇的に改善した。 

 危険ポイントと対処方法については、ANDPADで写真が簡単に撮影、保管できるようになったことで社内共有がしやすくなった。過去の事例を一目で振り返られることで、若手社員にも周知しやすくなり、同じようなトラブルがあっても対処しやすくなった。
 現場には危険がつきものだ。例えば、作業中に床を汚さないように敷く養生材という透明なシートがある。その上に脚立を立てたところ、脚立が滑ってしまった。それを写真撮影し、「こういう危険性があるから気を付けよう」と日報に記録しておく。そんなヒヤリハットについて社内会議で題材として取り上げ、どうすれば安全性を確保できるか検証している。 ANDPAD導入前は、もちろん口頭での注意喚起などはあったものの、写真を使った情報共有まで細かくできていなかったのが、このように情報共有の幅が大きく広がった。
 日報が改善されたことで、事務作業の面でも効率化が図れた。現場が決まった案件ごとに、住所、現場監督の名前、工期、安全書類の有無などを管理していたが、アナログ時代は事務職が管理職の数人にいちいち電話やメールなどで詳細を確認していた。
 だが、今はANDPADを見れば全て情報が一目で分かるため、一気に情報の確認がしやすくなった。社員の勤務状況のみならず、協力会社からの請求書と職人の人数や金額とが照合しやすくなり、経理作業もはかどるようになったという。

ANDPADの導入を決めたのは、業務改善システムを検討していたところ、たまたまCMが目に飛び込み「職人にも使いやすそうだ」と石井様が直感したことだった。それが見事にはまり、業務は大幅に改善した。「空調を通じて、社会に貢献する」という大きな理念を実現すべく、株式会社上田工業様はシステムのデジタル化で足元の施工体制をしっかり固めつつ邁進している。

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